Rencontres Annuelles

Lieu de la réunion

Lieu de la réunion

La réunion se tiendra à l’hôtel Fini dans la ville de Limbé située au Sud-Ouest du Cameroun, sur la côte atlantique. 

Hôtel FINI : www.finihotel.com; Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.

Se rendre à Limbé

Se rendre à Limbé

Les participants sont priés d’organiser eux-mêmes le voyage de leur pays d’origine à l’aéroport de Douala au Cameroun. Ils devront en outre prendre les mesures nécessaires pour obtenir leur visa d’entrée au Cameroun et réserver leur logement. Vous trouverez ci-après de plus amples informations sur les procédures mises en place pour faciliter ce processus. Le GFRAS aidera les participants à organiser leur transport de l’aéroport de Douala à leur hôtel, à Limbé (les participants recevront ultérieurement, avant la réunion, de plus amples informations).

Visa

Les participants de tous les pays à l’exception de la République centrafricaine, du Tchad, et du Nigeria ont besoin d’un visa pour entrer au Cameroun. Une confirmation de l’itinéraire et un certificat de vaccination contre la fièvre jaune valable (de moins de 10 ans) sont requis pour toutes les demandes de visa.

Différentes procédures s’appliquent aux pays où le Cameroun dispose d’une mission diplomatique ou ne dispose pas de représentation diplomatique. Veuillez vérifier quelle procédure s’applique à vous. 

Pour les participants des pays où le Cameroun dispose d’une mission diplomatique : 

Les participants devront soumettre une demande de visa  au niveau de la mission diplomatique (ambassade ou consulat) du Cameroun dans leur pays. Afin de faciliter le processus, l’ICRAF, notre partenaire local pour l’organisation de la réunion, enverra à tous les participants confirmés, avant le 26 août, une lettre d’invitation officielle leur permettant de faire une demande de visa.

Pour les participants des pays où le Cameroun ne dispose pas de représentation diplomatique :

Le Ministère du Cameroun n’accordera de visa à l’arrivée qu’aux participants en provenance de pays où le Cameroun ne dispose pas de représentation diplomatique. Pour obtenir un visa à l’arrivée, les participants devront envoyer avant le 31 août, leur itinéraire et une copie de leur passeport à Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. s’ils n’ont pas déjà envoyé ces documents avec  le formulaire d’inscription à la réunion. La lettre d’approbation de visa à l’arrivée sera envoyée aux participants dès que possible, au plus tard un jour avant la date prévue de leur départ. Les participants devront imprimer et  emporter cette lettre avec eux. Les frais de visa s’élèvent à 50 000 XAF (ou l’équivalent en dollars américains ou en euros tel qu’indiqué par le bureau d’émigration ; vous devez vous attendre à un taux de change défavorable). Le paiement s’effectue en espèces à l’arrivée à l’aéroport. 

Vols à destination du Cameroun

Les participants sont priés de prendre eux-mêmes les dispositions nécessaires pour l'organisation de leur voyage  au Cameroun. L’aéroport international de Douala est l’aéroport le plus proche de Limbé, le lieu de la réunion. Il est situé à environ 75 kilomètres, à deux ou trois heures de route de Limbé.

Hébergement à Douala

En fonction des horaires d’arrivée et de départ, certains participants souhaiteront peut-être passer la nuit à Douala. L’ICRAF a négocié un tarif préférentiel de 41 750 XAF (nuit) ou 35 770 XAF (chambre de jour) sans petit-déjeuner à « Futurix Hotel Douala » à toutes fins utiles. 

Veuillez contacter l’hôtel directement et mentionnez le GFRAS et l’ICRAF lors de votre réservation. Veuillez trouver ci-après l’adresse complète de la personne à contacter :

Futurix Hotel Douala
Contact :    M. Ibrahim Akanji
Adresse :    Futurix Hotel, Bonapriso, Douala
Tél/fax :     (+237) 679996565
Email :        Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.

Transport de Douala  à Limbé

Le GFRAS prendra les dispositions nécessaires pour le transport par taxi/transport en commun de tous les participants ayant donné sur le formulaire de réservation d’hôtel des informations relatives à leur vol et indiqué leurs dates et heures d’arrivée et de départ. Des informations finalisées seront fournies à tous les participants dès que possible, avant le 26 septembre toutefois.

Précisions

Précisions sur la réunion à Limbé 

Vous trouverez ci-après des informations clé pour organiser votre voyage. Des renseignements sur le contenu et la structure de la réunion  sont fournis sur le site web de la réunion.

Logement

Le GFRAS a réservé des chambres simples à l’hôtel Fini ainsi que dans les hôtels partenaires suivants à Limbé : Hôtel Reinco Golden City[1], hôtel Omnisport[2], et Hôtel Savoy Palmz.

Les participants devront réserver directement leurs chambres à l’hôtel Fini qui coordonnera les réservations dans les hôtels partenaires. Le GFRAS enverra  à tous les participants confirmés un formulaire de réservation d’hôtel leur permettant de choisir l’hôtel et le type de chambre qu’ils préfèrent. Les participants sont priés d’envoyer le formulaire rempli à l’hôtel Fini (Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser., avec copie à Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.) au plus tard le 15 septembre. Les chambres seront attribuées dans l’ordre de réception des réservations. Après le 15 septembre, les prix indiqués sur le formulaire de réservation d’hôtel ne seront plus valides et la disponibilité des chambres n’est plus garantie.

Un tarif spécial compris entre 55 et 75 dollars américains par personne et par nuit a été négocié. Ce prix comprend le petit déjeuner, les services Internet et l’accès à la piscine, au spa et à la salle de gym, si précisé. Un service de navette sera assuré régulièrement entre le lieu de la réunion  à l’hôtel Fini et les hôtels partenaires. Des renseignements de base sur les différents types d’hôtel figurent sur le formulaire de réservation d’hôtel envoyé à tous les participants confirmés.

Veuillez noter que le paiement doit s’effectuer avant ou à votre arrivée, soit en espèces (euros ou XAF) ou avec une carte Visa ou Master Card. 

Repas

Le GFRAS prendra en charge les pauses-café et les déjeuners buffet du 4 au 6 octobre ainsi que le diner prévu le 5 octobre. Les pauses-café et les déjeuners du 3 et 7 octobre seront offerts seulement aux participants aux événements parallèles

Les participants devront eux-mêmes organiser et payer leurs diners. Les diners à l’hôtel devraient coûter environ 20 dollars américains, mais d’autres possibilités s’offrent aux participants à proximité  ou en ville, à Limbé.

Inscription et paiement des frais d’inscription

Les inscriptions pour la réunion seront ouvertes du dimanche 2 octobre au mardi 4 octobre dans le hall de l'hôtel Fini.

Les frais d'inscription sont fixés à 100 dollars américains. Veuillez payer vos frais d'inscription à l'avance (par PayPal ou virement bancaire) ou en espèces, en dollars, au bureau des inscriptions.

• Si vous voulez payer en espèces, assurez-vous d’apporter des dollars, la seule devise qui sera acceptée lors des inscriptions.
• Pour le paiement par PayPal, veuillez utiliser le bouton PayPal sur le site web du GFRAS
• Pour le virement bancaire, veuillez utiliser les informations ci-après : 

Langue

L'anglais sera la langue de travail de la réunion. L'interprétation simultanée ou consécutive de l’anglais vers le français sera assurée durant la séance plénière et une partie des séances parallèles.

Foire du partage

Les participants ayant souhaité disposer d’un stand à la foire du partage auront la possibilité de préparer leurs stands le lundi 3 octobre, entre 12h30 et 15h. La foire du partage sera ouverte le lundi 3 octobre avec des boissons de bienvenue après l'ouverture officielle de la réunion.

Inscriptions  aux groupes de travail parallèles le mardi 4 octobre et aux visites sur le terrain le 5 octobre

Les participants recevront des animateurs des directives sur les procédures d’inscription aux séances parallèles le mardi 4 octobre et aux visites sur le terrain le mercredi 5 octobre.

Autres contributions et exposés

Le secrétariat du GFRAS entrera en contact avec ceux qui apporteront une contribution en vue de planifier ces contributions. Le calendrier final de toutes les présentations sera inclus dans le programme de la réunion qui sera disponible en ligne avant la réunion et inclus dans la brochure de la conférence.

Événements parallèles

Les événements parallèles seront confirmés séparément. Toutes les descriptions y compris les procédures d'inscription à ces événements et les coordonnées des organisateurs seront téléchargées en continu sur le site Web de la réunion annuelle du GFRAS.

Secrétariat de la réunion

Le secrétariat de la réunion à l'hôtel Fini sera assuré du 2 au 6 octobre, de 8 heures à 18 heures. Il appuiera toutes sortes de demandes. Un numéro de téléphone sera communiqué pour les cas d'urgence pendant la nuit ou lorsque le secrétariat n'est pas assuré.  

D’autres numéros de téléphone importants seront indiqués dans la brochure de la conférence que les participants recevront lors de l’inscription.   

Informations pratiques

Informations d’ordre pratique sur le Cameroun

Taxis au Cameroun

Si vous souhaitez prendre un taxi, donnez toujours l’adresse exacte de votre destination au chauffeur, négociez le tarif et mettez-vous d’accord sur le prix de la course avant de monter à bord. Le tarif minimal moyen pour une course est compris entre 300 et 500 XAF (50-85 cents) en ville, mais cela dépend bien entendu de la distance parcourue. La pratique du « covoiturage » est largement répandue chez les taxis ordinaires au Cameroun. Si vous ne voulez pas partager votre taxi, soyez prêt à dépenser un montant compris entre cinq et dix dollars en fonction de la distance. Une fois à bord, il est toujours conseillé d’éviter d’exposer ses objets de valeur tels que les bijoux, les montres et les caméras.

Monnaie

Le Franc CFA d’Afrique Centrale (XAF) est la monnaie officielle du Cameroun. Le taux de change moyen est actuellement d’environ 1 USD = 592 XAF.

Nous vous recommandons d’être toujours prêt à payer en XAF et en espèces, étant donné que la plupart des hôtels, des agences de voyage et des restaurants n’acceptent ni des devises ni des cartes de crédit. Le paiement par carte de crédit n’est possible que dans les grands hôtels  et les restaurants et magasins de standing mais ils vous font généralement payer jusqu’à 10% de frais de service

À Douala et à Limbé, vous pouvez en plusieurs endroits retirer de l’argent des guichets automatiques avec des cartes VISA mais uniquement en XAF. Veuillez noter que les cartes Master Cards, American Express et Maestro EC sont très rarement acceptées. Nous vous recommandons de changer vos devises (USD, EUR, NAIRA et CFA BCEAO) à votre arrivée à l’aéroport de Douala.

Santé

Assurance-maladie

Les participants sont responsables de leur propre couverture d’assurance (maladie et accident).

Eau

Il est recommandé de boire uniquement de l'eau en bouteille/minérale.  

Vaccination et  médicaments

La vaccination contre la fièvre jaune est obligatoire pour se rendre dans le pays ! (si c’est la première fois que vous recevez ce vaccin, il doit vous être administré 10 jours avant le voyage). Nous vous conseillons également de prendre une prophylaxie antipaludéenne (ou au moins apportez le médicament  avec vous) étant donné que le risque de paludisme est élevé dans tout le pays (également dans les villes) et ce en toute saison. Nous vous recommandons également de vous assurer que vos vaccins de routine sont à jour avant votre voyage.  Le site Web : http://en.travelclinic.com/1637/cameroon.htm vous donne quelques conseils

Veuillez noter qu’il ne s’agit là que de recommandations et qu’il vous incombe de vérifier quel vaccin et quelles mesures sanitaires il vous faudra prendre pour votre bien-être personnel.

Sécurité

La sécurité sera assurée comme il se doit au lieu de la réunion. Toutefois, nous vous recommandons de prendre les mesures de sécurité suivantes :

• Gardez vos objets de valeur dans le coffre de l’hôtel et ne transportez que de petites sommes d’argent
• Ne laissez pas vos sacs ou appareils électroniques sans surveillance, même au lieu de l’évènement
• Ignorez les inconnus qui vous abordent à l’extérieur de l’hôtel ou dans la rue
• Soyez prudent lorsque vous utilisez des cartes de crédit
• N’utilisez que les compagnies de taxi reconnues ou demandez l’aide de la réception de l’hôtel ou du secrétariat de la réunion
• Ne vous promenez pas seul la nuit, notamment le long des plages

Pour les urgences

Hôpital à Limbé : appeler le 117
Numéro d’urgence de la police : appeler le 112

Vous trouverez les coordonnées de votre ambassade ou consulat sur la liste ci-après des ambassades étrangères : http://www.embassypages.com/cameroon

Électricité

Voltage normal : 220 V.

Fréquence standard : 50 Hz.

Les prises électriques utilisées sont de type C/E (fonctionne également avec des prises de type E et F).

Conditions météorologiques prévues

La bande côtière du Cameroun est généralement très humide et chaude. Octobre est un mois pluvieux, il faut donc s’attendre à des pluies régulières. Nous vous conseillons d’apporter des vêtements légers en coton ou en toile et des chaussures ou sandales légères.  Assurez-vous d’apporter des vêtements appropriés pour les visites sur le terrain (un imperméable et de bonnes chaussures convenant à un temps pluvieux)

Sites touristiques à Limbé et ses alentours

Limbé offre de nombreuses possibilités de randonnées, de baignade et d’excursion. Les hôtels peuvent organiser des excursions et des visites de lieux célèbres notamment, le jardin botanique de Limbé, le Mont Cameroun, le site des esclaves de Bimbia, les chutes d’eau de Dibundsha, la route du thé, les chutes d’eau de Sasse et l’ile de Bota.

Personnes-ressources

Personnes-ressources

Contacts généraux pour la réunion